Юлия Васильева о крупных форумах и миссии мероприятий для предпринимателей

Завершив работу над VI федеральным бизнес-форумом «Дни знаний для предпринимателей», продюсер мероприятия Юлия Васильева рассказала, какие трудности возникают при подготовке крупных форумов и как с ними справляться, а также дала советы организаторам масштабных событий.

1tmn.ru: Юлия, вы организуете в Тюмени крупные форумы, привлекая экспертов федерального уровня, к примеру, в этом году прошел «Brand личности». Расскажите, с чего начинается организация форума?

Юлия Васильева: Любой форум начинается, прежде всего, с идеи: какую пользу он должен принести людям? Для меня как организатора на первом месте всегда знания и результат, которые участники получают благодаря мероприятию. Именно эта глобальная идея, или даже миссия вдохновляет, несмотря на любые трудности, и помогает выстраивать точный вектор подготовки. Исходя из первоначального замысла, вы уже формируете контент и приглашаете спикеров.

Со спикерами нужно обо всем договариваться: об условиях сотрудничества, о ваших ожиданиях, об их ожиданиях. Всё, что не зафиксировано на бумаге, – не существует

Возможно, самое опасное – это неожиданный отказ заявленного спикера от выступления на форуме. Как можно решить подобную ситуацию, чтобы тот, кто уже купил билет и хотел послушать именно этого человека, не считал организатора обманщиком?

В моей практике такой случай был только однажды: заявленный спикер не смог приехать по состоянию здоровья. Об этом стало известно за сутки до мероприятия. Я искренне верю, всё что мы получаем – это наш запрос и урок, поэтому любую ситуацию нужно смиренно принимать и решать проблемы с «холодной» головой.

Главное, заранее честно сказать участникам, что именно этот спикер не приедет по определенным причинам. Не нужно оставлять их в неведении, чтобы не было разочарования и негативных отзывов. Когда ты открыто рассказываешь участникам о происшествии, у них появляется выбор – остаться на форуме или вернуть билет. Безусловно, это касается только мероприятий, на которых выступает несколько спикеров. Если должен был выступать один человек, но он не приехал, это уже какая-то фантастическая ситуация и скорее всего об этом будет известно задолго до начала мероприятия, здесь только один вариант – отменять событие. Однако такие ситуации лучше исключать заранее. Со спикерами нужно обо всем договариваться: об условиях сотрудничества, о ваших ожиданиях, об их ожиданиях. Даже со спикерами, с которыми давно дружим, договариваться можем через смс, и всегда заключаем договор, в котором оговорены все форс-мажоры. Всё, что не зафиксировано на бумаге, – не существует.

Организация мероприятия – это командная работа? Чем вы руководствуетесь в подборе команды, подрядчиков? Можете сформулировать ТОП-5 советов для организатора?

Моя команда – это люди, которым я доверяю, которые полностью разделяют видение мероприятия. Вся команда должна быть настроена на один лад и, главное, каждый должен быть готов нести ответственность за свою работу в проекте.

ТОП-5 советов при организации форума

1. Определиться с идеей, вектором мероприятия и с результатом, который вы хотите получить.

2. Оценить свои силы и собрать команду единомышленников, которым сможете полностью доверять, и которые горят этим проектом так же как вы.

3. Заранее запланировать бюджет, чтобы была возможность быстрого старта и создания информационного потока для аудитории, на которую вы рассчитываете.

4. По моему опыту, нужно выбирать не «попсовые» темы – те, которые только-только становятся трендовыми в крупных городах, но до Тюмени еще не дошли. Они сложнее в продвижении, но потом мы получаем больше благодарности от участников за то, что приехали уникальные спикеры и эксперты в своей теме.

5. На первое место нужно ставить не коммерческую выгоду, а желание удивлять и быть действительно полезным своей аудитории.

Расскажите о форуме «Дни знаний для предпринимателей», как родилась идея проекта? Какие цели ставили перед собой организаторы? Можете рассказать о развитии форума: что меняется из года в год, чем отличается этот форум от предыдущих?

Идея форума появилась благодаря нашей коллеге и соратнику по «Деловой России», члену координационного совета Ирине Косогоровой – она предложила сделать форум для предпринимателей, который будет проходить в начале делового сезона, как в «начале учебного года». В первом форуме участвовало около 100 человек, и он проходил в конференц-зале одного из вузов города. С каждым годом форум растет. В третьем и четвертом форумах было уже 500–600 участников.

Кроме того, форум менялся с точки зрения уровня и статуса. Например, когда форуму исполнилось пять лет, он превратился в двухдневный, и за эти два дня в нем приняли участие около 1500 предпринимателей. Мы начали приглашать спикеров федерального уровня, чтобы задать самим себе определенную планку. Конечно, форум значительно вырос не только по количеству участников, но и по уровню контента и организации в целом. В прошлом году у нас родился фирменный стиль.

«Дни знаний для предпринимателей–2018» снова прошли в формате однодневного форума, однако уровень спикеров и актуальность информации, которую предоставили участникам, поднялся еще выше, чем раньше. Также мы гордимся тем, что форум ежегодно поддерживают первые лица региона и губернатор Тюменской области. В этом году Александр Моор именно на нашем форуме впервые в качестве губернатора Тюменской области обратился с посланием ко всему предпринимательскому сообществу.

Важно, чтобы на форум приезжали новые лица: «непопсовые» спикеры, которые способны удивить своими новаторскими идеями и инструментами для развития бизнеса в различных областях

Можете рассказать о форуме в цифрах: количество участников, география форума, количество спикеров, их уровень?

Как я уже говорила, форум вырос со 100 до 1500 участников. К нам приезжают гости из других городов, уникальные спикеры, профессионалы в своей сфере. Кроме того, на форум приезжают предприниматели и эксперты высокого уровня, которые входят в генеральный совет общественной организации «Деловая Россия». Например, в прошлом году к нам приезжал Борис Титов (Уполномоченный при Президенте РФ по защите прав предпринимателей, Председатель Совета основателей «Деловой России». – Прим. ред.). Участники хотят получить доступ к передовым знаниям, услышать мнения лучших экспертов, наш форум предоставляет такую возможность бесплатно.

Бывает даже, что собственник бизнеса собирает свою команду, и они все вместе идут на конкретные площадки, чтобы послушать важные для развития компании темы. Допустим, бухгалтер идет на мастер-класс или лекцию на тему, касающуюся налогов, маркетолог – на тему продаж и новых маркетинговых стратегий и так далее. Это вдохновляет нас на то, чтобы улучшать форум и с каждым годом делать его всё более полезным и наполненным актуальной информацией.

Форум остается бесплатным для участников благодаря нашим партнерам, которые инвестируют в его организацию. Например, ПАО «Сбербанк» выступает генеральным партнером «Дней знаний для предпринимателей» на протяжении всех лет, также нас традиционно поддерживает автомобильный партнер – «Ауди Центр Тюмень», а соблюдать питьевой режим участников помогает компания «Акватель». Кроме того, оформление и работу сайта форума обеспечивает digital-агентство «Content Service». В этом году за дизайн и оформление всех площадок отвечала компания РПП «ОЛМАРПРЕСС». Также нас поддержали ПАО «Запсибкомбанк», ЖК «Европейский берег» и АО «Райффайзенбанк».

Продолжая тему известных спикеров, хотелось бы отметить, что в этом году на секции «Женское предпринимательство» выступил Александр Цыпкин, популярный публицист и PR-специалист. Почему вы решили пригласить Александра в качестве спикера именно для секции женского предпринимательства?

Нам важно, чтобы на форум приезжали новые лица: «непопсовые» спикеры, которые способны удивить своими новаторскими идеями и инструментами для развития бизнеса в различных областях. Я думаю, что Александра как раз можно отнести к таким людям. Он круто изменил свою жизнь: ушел с престижной должности топ-менеджера, чтобы посвятить себя творчеству и стать писателем. Теперь его произведения читают со сцены такие знаменитые актеры, как Ингеборга Дапкунайте, Данила Козловский, Константин Хабенский и другие. Более того, его «БеспринцЫпные чтения» уже начинают завоевывать популярность и на мировых площадках: в Париже, Лондоне и Тель-Авиве. У Цыпкина есть свой взгляд на разные темы, в том числе и на роль женщины в современной России. Мы были очень рады, когда он подтвердил свое участие в форуме.

Что нового смог узнать участник форума «Дни знаний для предпринимателей-2018»? Какова главная цель мероприятия?

Мы решили осветить наболевшие, злободневные темы: налоговая безопасность, продажи в интернете, источники роста бизнеса. Также темой форума стало будущее российского предпринимательства: каким образом нужно менять компанию, чтобы идти в ногу со временем, как должны меняться сотрудники и отношения в компании, каким должен быть современный руководитель. Для предпринимателей была освещена очень полезная тема, которую мы сделали совместно с Правительством Тюменской области, о целевых моделях как об инструменте улучшения инвестиционного климата. На этой секции присутствовали представители всех ресурсных организаций: получился диалог бизнеса и всех обслуживающих компаний. Это поможет им улучшить взаимодействие. Модератором этой встречи выступил Вадим Шумков, заместитель губернатора Тюменской области. Именно он стал инициатором этой секции, так как тема очень востребована и актуальна.

Кроме образовательной части и обращения губернатора к предпринимателям, на форуме было подписано соглашение правительства и «Деловой Среды» о сотрудничестве и проведении образовательного проекта по Тюменской области, провайдером которого будет «Деловая Россия».

Мы гордимся тем, что форум поддерживают первые лица региона: в этом году Александр Моор именно на нашем форуме впервые в качестве губернатора обратился с посланием к предпринимательскому сообществу

Хочу также немного больше рассказать об этом проекте: он нацелен на раскрытие и популяризацию темы масштабирования бизнеса. В рамках этого проекта пройдет несколько встреч: сразу после форума, 26 сентября, прошла первая встреча «Диверсификация бизнеса», 3 октября состоится вторая встреча – в продолжение этой темы, и, кроме того, пройдут два вебинара. Участники смогут абсолютно бесплатно поучаствовать в них, при этом у них будет возможность проконсультироваться со специалистами в этой теме. Аналогичные семинары пройдут в нескольких городах области.

Форум «Дни знаний для предпринимателей-2018» – это актуальная образовательная программа и площадка для открытого диалога бизнеса и власти. Гости форума из других городов отмечают, что Тюменская область уникальна тем, что власть доступна для бизнеса. Именно это позволяет нашему региону занимать ведущие места в рейтингах. Когда в Тюмени открывается новая компания, и создаются новые рабочие места, ей предоставляется ряд преференций и льгот. Недаром Тюменская область заняла первое место в рейтинге по инвестиционной привлекательности в стране.

Планируете ли вы выходить на международный уровень, приглашать зарубежных экспертов?

Да, мы планируем приглашать западных экспертов, и я уверена, мы в скором времени до этого дорастем. Мы обсуждаем с коллегами и с партнерами такую возможность, поэтому, скорее всего, уже в следующем году форум выйдет на международный уровень.

Текст: Елена Селивёрстова
Фото предоставлены пресс-службой