Порядок и система в почте. Электронной
Как сократить время работы с электронной почтой минимум в два раза? Советы от профессионального организатора.
Ольга Решетникова,
профессиональный
организатор
пространства
ДОСЬЕ
Консультант по осознанной организации пространства, сертифицированный специалист по помощи в наведении порядка и организации хранения, участница ассоциации русскоговорящих организаторов пространства.
Благодаря своей деятельности Ольга создает в домах и офисах места силы, которые позволяют максимально реализовать таланты человека, а также облегчают достижение целей.
Клиенты организатора учатся смотреть на свою жизнь через окружающее пространство, создавать помещения, наполняющие счастьем и возможностями. При этом учитываются истинные потребности каждого человека, современные методики и древние знания.
Ольга проводит индивидуальные консультации, уроки и сопровождение в процессе организации пространств, выезды для помощи в создании системы порядка, мастер-классы по искусству компактного складывания вещей.
Благодаря предложенному в этой статье-практикуме инструментарию вы сможете сократить время работы с электронной почтой минимум в два раза. Так же вы сможете заменить раздражение, вину, неудовлетворение от использования рабочей или личной почты на ощущения радости и уверенности от использования эффективного рабочего инструмента в руках.
В век интернета на электронные адреса поступает огромное количество информации, чтобы выделять основное место в жизни самому главному и любимому, нужно вырабатывать свои правила работы с потоком новостей, знаний и предложений.
Если ваша профессиональная деятельность не является вашим бизнесом, рабочую и личную почту можно не объединять
Ответы на вопросы помогут сформировать свою личную цель в организации процесса работы с почтой. Что именно не устаивает вас в том, что происходит сейчас? Сколько времени вы тратите сейчас на работу с почтой? Если хотите, можете измерить этот показатель при помощи хронометража дня. Сколько хотите отводить времени на почтовые задачи?
Сформируйте свою цель, к которой хотите прийти. Прямо сейчас возьмите ручку и бумагу и запишите ее!
Переходим к действиям – прочитайте статью до конца, а затем выполните все действия по порядку. Так потратив немного времени на простые, но эффективные приемы уже сегодня вы будете чувствовать себя гораздо лучше, а ваши партнеры и коллеги через несколько дней узнают, что вы тот человек, на которого можно «положиться» в различных проектах и важных делах.
1. Объедините все почтовые ящики в один.
Эти функции есть во всех почтовых системах интернета, а также в программах, входящих в стандартное программное обеспечение компьютера, таких как Outlook. При этом в одной системе разные ящики могут находиться в разных папках — входящие потоки будут разделены, если это необходимо. Удалите ненужные ящики. Если ваша профессиональная деятельность не является вашим бизнесом, рабочую и личную почту можно не объединять.
2. Создайте подпапки во «Входящих» письмах для фильтрации отработанных писем по направлениям вашей переписки.
Отработанные письма — это письма, все действия по которым вы совершили. Примеры папок: Клиенты, Поставщики, Сотрудники, Босс, Согласования, Реклама. Оптимальное количество подпапок — не более 5—8. Иначе будет тратиться дополнительное времени на обдумывание и выбор нужной папки. Можно настроить автоматическую фильтрацию писем по созданным папкам, но тогда придется просматривать их все. В данном случае просматривать нужно только одну папку — Входящие. Остальные папки служат архивом, в которых можно быстро найти то, что нужно.
3. Перенесите отработанные письма в созданные папки.
Рекомендуемый период — последний месяц. Так вы отработаете навык переноса писем в нужные места хранения.
4. Удалите все письма далее месяца.
Если эти письма были бы важны, вам бы напомнили о них или вы их прочитали. Информационный поток сейчас на столько велик, что у вас просто не будет времени вернуться к этой информации. И если информация вам действительно нужна, она придет к вам еще раз и, возможно, из более качественного источника. Если вы не фильтровали письма ранее и в истории всё же есть важные входящие, то перенесите всю информацию ранее месяца в дополнительно созданную подпапку «Архив».
5. Отпишитесь от неактуальных рассылок.
Если вы не читаете рассылки, значит они вам не нужны, добавьте в свою жизнь время, которое тратите на удаление ненужных писем. Легче отказывайтесь от ненужного и в вашу жизнь придут новые источники, которые гораздо больше соответствуют актуальным целям.
6. Установите периоды просмотра почты и следуйте им!
Большинству людей, работающих с почтой достаточно 2—3 просмотров в течение дня. Например, 11:00—12:00, 15:00—15:30, 18:00—18:30. Помните, что почта — это не ваша жизненная цель, а инструмент в ее достижении. Оставьте самое эффективное ваше время для решения ежедневных задач, которые ведут вас по дороге к целям. Конечно же, есть исключения, кому-то нужно быть в доступе постоянно, обрабатывая клиентские заказы, а кому-то достаточно отвечать 1 раз в неделю, работая над новой рукописью книги. Выбирайте периоды исходя из вашей деятельности. Если коллеги знаю ваши периоды работы с почтой, они будут знать, когда ждать ответов и не будут беспокоить вас дополнительными вопросами. Кстати, именно этот пункт даст вам максимальную экономию времени работы с почтовой программой.
7. Решите, в каких случаях необходимо письмо, а в каких вопрос быстрее будет решен при личном обсуждении.
Вопросы, требующие дискуссии, мозгового штурма очень сложно решить при помощи писем. Гораздо быстрей и результативней такие вопросы решаются во время встреч.
Для базового построения системы работы с почтой этих пунктов достаточно. Когда есть основа, она может быть дополнена любыми дополнительными подходящими для вас привычками, навыками и лайфхаками – продвинутый индивидуально настроенный уровень.
При такой системе количество входящих писем стремится к нулю. У вас всегда перед глазами только те письма, которые нуждаются в действиях – просмотре, чтении, ответе. Не стремитесь к постоянному нулю – ведь это не цель вашей жизни, а лишь инструмент. Но и не накапливайте большое количество, чтобы оно не висело грузом на ваших плечах.
Итак, ваш почтовый ящик приведен в порядок и настроен на успешную деятельность своего владельца – ловите волну! Возможно, написанное покажется простым. В том то и секрет, что регулярное выполнение простых действий в итоге кардинально меняет жизнь.
Помните, что почта – это не ваша жизненная цель, а инструмент в ее достижении. Оставьте самое эффективное ваше время для решения ежедневных задач, которые ведут вас по дороге к целям
Через неделю новой работы с ящиком сравните свои ответы на вопросы заданные сегодня и ответы на те же вопросы по итогам нового формата работы с почтой. Достигли ли вы своей цели? Если достигли, то какие чувства это вызывает у вас? Если не достигли, почему? Что может помочь достигнуть результата?
Помимо почты в электронном мире есть много других сфер, организовав которые можно поднять качество своей жизни на новый уровень. Это и работа с файлами, закладками интернета, паролями, социальными сетями и рабочим столом. До организации телефона тоже можно добраться. Так же важно изучить вопросы безопасности и архивного хранения. Редко кого занимают вопросы страховки, пока не произойдет какого-то существенного сбоя. Но по опыту лучше потратить немного времени на автоматизацию процессов, нежели потом тратить огромного количество времени, сил, нервных клеток на восстановление данных.
Кстати, успешные люди нашего города используют указанные выше правила. Проверено!
