Летайте больше, платите меньше

Смешно, но российские компании до сих пор выбирают тревел агента, ориентируясь на стоимость агентских сборов, а не на экономию, которую он может обеспечить заказчику, как это делают во всем развитом мире. Ирина Катигарова, генеральный директор Atlanta business travel, уверена: нужно менять угол зрения и искать резервы для оптимизации затрат на командировки.

Организации и предприятия, сотрудники которых регулярно выезжают в командировки, нуждаются в обслуживающем их бизнес тревел агенте, которому компания доверяет сопровождение командировок. Управление деловыми поездками – это не просто процесс бронирования билетов или гостиниц, а системная работа, результатами которой, прежде всего, становятся комфорт и оптимизация затрат заказчика.

Какие вопросы закрывает бизнес тревел компания и почему работа с агентом выгоднее самостоятельного бронирования? Рассмотрим семь аргументов.
 
 

АРГУМЕНТ № 1. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА

Частное лицо не может знать все нюансы перевозок и правил бронирования гостиниц. Из-за этого могут возникнуть финансовые издержки. Когда право приобретения авиабилетов предоставлено сотрудникам, не исключены типичные ошибки. Например, сотрудники могут приобрести билеты по самому низкому, невозвратному тарифу, и если по техническим причинам командировка отменится, компания потеряет полную стоимость билета. И наоборот, сотрудники, для которых по грейду предусмотрен экономический класс, приобретают билеты эконом премиум класса, делая это с двумя целями: накопить больше миль на личный счет или совершить апгрейт билета до уровня бизнес-класса. Формально требование компании выполнено, но финансовые затраты увеличены в два раза.

При выборе агента сравнивают сборы агентств, но предметом сравнения должны быть не сборы, а готовность и возможность агентства разработать вам корпоративную тревел политику и программу оптимизации затрат

Наша компания предлагает комплексные решения для бизнеса, которые позволят снизить расходы на авиаперевозку и размещение в гостиницах до 20%. Кроме того, компания бронирует билеты и услуги в соответствии с принятым бюджетом командировки. Все организационные хлопоты, связанные с проведением переговоров и получением скидок, агент берет на себя. И по большому счету при правильной постановке целей перед бизнес тревел агентством вы не просто не переплачиваете, а достигаете существенной экономии финансов на командировки ваших сотрудников.
 
 
 

АРГУМЕНТ № 2. КОНСОЛИДАЦИЯ ОБЪЕМОВ У ПЕРЕВОЗЧИКОВ И В СРЕДСТВАХ РАЗМЕЩЕНИЯ

При правильном подходе к управлению деловыми поездками объемы перевозок и размещения в гостиницах могут быть консолидированы. Это дает клиенту право получить дисконт на авиаперелеты или размещение в гостиницах по трехсторонним соглашениям клиент – агент – поставщик.

Также клиент может получить специальные скидки от авиакомпаний и профессиональную поддержку бонусных программ. Авиакомпании, если говорить о полетной программе из Тюмени, предоставляют скидки на билеты до 10%.

Что же касается отелей, как правило, сотрудник, исходя из бюджета, сам решает вопрос проживания: никого не интересует где и как он живет, главное чтобы документы были в порядке. Если же консолидировать размещение всех сотрудников в одном отеле, можно получить от отеля лояльный тариф, что в конечном счете выгодно и сотрудникам, и компании. Качественные 4* и 3* отели с удовольствием идут навстречу компаниям, которые дают стабильный трафик гостей. При этом сетевые отели могут предложить лояльный тариф сразу по всей сети, а не в одном конкретном отеле.

Снижение стоимости проживания в гостинице может достигать 30%. Одна компания, которая сегодня работает с нами, раньше тратила около 10 млн за сезон. В итоге мы сэкономили им более 3 млн рублей без потери качества

Снижение стоимости размещения может достигать 30%. Одна компания, которая сегодня работает с нами, раньше тратила около 10 млн за сезон, выдавая на руки работникам по 3500 рублей в день на гостиницу в командировки длительностью 45 дней. Мы предоставили им вариант, при котором стоимость услуги размещения составляла 2200 рублей в сутки, так как при длительном сроке проживания поставщики готовы были предложить лучшие цены. Таким образом, мы сэкономили компании более 3 млн рублей без потери качества.

Чаще всего я вижу, что при выборе агента сравнивают сборы агентств, но предметом сравнения должны быть не сборы, а готовность и возможность агентства разработать вам корпоративную тревел политику и программу оптимизации затрат.
 
 
 

АРГУМЕНТ № 3. СОПРОВОЖДЕНИЕ БОНУСНЫХ ПРОГРАММ И ПРОГРАММ ЛОЯЛЬНОСТИ ЧАСТО ЛЕТАЮЩИХ ПАССАЖИРОВ

Ничтожно малый процент часто летающих пассажиров пользуются программами лояльности авиакомпаний, хотя для этого достаточно всего лишь зарегистрироваться. А уже бронирующий агент будет следить за накоплением миль на вашем личном бонусном счете, и, конечно, оформит билет для вас, когда возникнет необходимость.
 
 
 

АРГУМЕНТ № 4. КООРДИНИРОВАНИЕ СОТРУДНИКОВ

Как правило, в компаниях с большим объемом командировок есть тревел координатор. Часто эту дополнительную работу выполняет секретарь, помощник руководителя или специалист отдела кадров. Через пару лет этот человек уже не хуже хорошего агента разбирается в тарифах, подклассах и особенностях аэропортов, потому как постоянная коммуникация несет в себе образовательный аспект. Но конечная ответственность за бронирование и оформление билетов всё равно остается на стороне агента. Так как функция тревел координатора часто совмещена с другими функциями у специалиста нет ни времени ни компетенций заниматься оформлением билетов, конечно быстрее и проще эту функцию делегировать.

Когда право приобретения авиабилетов предоставлено сотрудникам, не исключены типичные ошибки. Сотрудники могут приобрести билеты по самому низкому, невозвратному тарифу, и если по техническим причинам командировка отменится, компания потеряет полную стоимость билета

Наши бизнес тревел агенты экономят не только деньги, но и время компании на бронирование билетов и гостиниц. Особенно это касается фирм с большим штатом сотрудников, работа которых связана с постоянными командировками. Например, случается, что сотрудникам из разных городов необходимо быть в одном месте в одно время. Организовать правильные стыковки десятков людей и их своевременное заселение возможно только благодаря слаженной работе опытной команды специалистов бронирования.

Мы можем предложить клиентам возможность самостоятельного оформления билетов на сайте в личном кабинете. Это удобно, быстро, круглосуточно и дешевле, но в таком случает ответственность за ошибки в выписных билетах остается полностью на стороне координатора. Другое дело, когда он в личном кабинете оформляет заявку и отправляет агенту, и уже агент выписывает билеты.

С нашими тревел агентами можно связаться любыми способами: написать на почту, позвонить, написать в WhatsApp. Мы не ограничиваем клиента способами коммуникации, а себя подстраховываем: звонки записываются, переписка сохраняется.

Кстати, мы как-то подсчитали, что содержание собственного тревел агента – предоставление рабочего места, обучение, зарплата, налоги, сменщик на время отпуска – обойдется компании свыше 100 000 рублей в месяц.
 
 
 

АРГУМЕНТ № 5. ОНЛАЙН СИСТЕМЫ БРОНИРОВАНИЯ И УЧЕТА КОМАНДИРОВОК

Личный кабинет на сайте Atlanta business travel позволяет вам контролировать статусы ваших билетов: ознакомиться с историей поездок и бронирований, а также с вашей статистикой поездок. В нем вы можете оформить заявку на бронирование (при этом карточки ваших сотрудников уже заведены в нашу базу и оформление заявки займет не более двух минут). Кроме того, вы можете скачать билеты на уже оформленные бронирования, узнать статус оплаты по каждой поездке или выгрузить отчетные и закрывающие документы.

При наличии договорных отношений мы бронируем для вас места еще до того, как получим от вас оплату, что дает возможность приобретать билеты и бронировать гостиницы по лучшим тарифам

АРГУМЕНТ № 6. УЧЕТ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПОЧТЕНИЙ КЛИЕНТОВ

Персональный менеджер вашей компании и его дублер знают все ваши индивидуальные особенности и предпочтения. Они смогут отреагировать на запросы максимально быстро и находятся на связи семь дней в неделю, в том числе в выходные и праздничные дни.

Наш опыт работы в сфере – более шести лет. И за это время фирме приходилось решать самые разные задачи. Корпоративный туризм, к слову, – не новое направление в сфере бизнес-поездок, но популярным становится именно сейчас, когда совместить командировку, обучение и отдых становится нормой. Индивидуальный или групповой корпоративный тур, выезд на выставку или форум либо тур – поощрение команды – мы готовы выполнить ваши идеи!
 
 
 

АРГУМЕНТ № 7. ПОСТОПЛАТА И ОПЛАТА ПО БЕЗНАЛИЧНОМ РАСЧЕТУ

Вы можете оплачивать ваши поездки как наличными, так и по безналичному расчету. Важным обстоятельством сотрудничества является то, что при наличии договорных отношений мы бронируем для вас места еще до того, как увидим от вас оплату, что дает возможность приобретать билеты и бронировать гостиницы по лучшим тарифам.
 
 

А еще Atlanta business travel имеет колоссальной опыт в организации и сопровождении деловых и спортивных событий. Наша команда интегрируется в события с целью управления каким-то отдельным блоком, или создает площадку под ключ начиная от разработки концепции, заканчивая подбором экспертов и спикеров.
 

*источник: журнал tmn №36 (июнь–август 2018)

Фото: Ольга Гениевская, travelline.ru
Благодарим авиакомпанию «ЮТэйр», за организацию фотосъемки на борту самолета