Оптимизируй или проиграешь

«Тюмень»: Евгений, как вы считаете, кризис уже наступил?
Евгений Карасёв: Отрицать это невозможно: цены повсеместно растут, что отражается и на продажах, и на стоимости продукции, имеющей импортные комплектующие. В такой ситуации изменения необходимы. Импортозамещение – только один из способов снизить затраты. Потребуется время на поиск достойных отечественных поставщиков и производителей, но, в целом, мы от этого только выиграем. Рынок приходит в движение, открываются новые возможности у всех предприятий: кто-то задумывается о смене поставщиков, кто-то – о появлении новых покупателей. Главное – не сидеть сложа руки.

Как в этот период должен действовать руководитель?
Давайте представим, что кризис – это болезнь. Когда человек заболевает, он начинает лечение определенными способами и средствами. Так и здесь: существует алгоритм работы в кризисный период. Сначала нужно проанализировать затраты и их структуру. В большинстве компаний наблюдаются перекосы: одни компании занимаются только контролем затрат, другие – все усилия направляют на продажи. Кризис подталкивает к поиску баланса. Все инструменты по контролю продаж и затрат, включающие специализированные автоматизированные системы, давно разработаны. Оптимизировать затраты не получится, если параллельно не проанализировать их источники и не оценить эффективность рабочих процессов. Есть механизмы, которые работают годами, к ним привыкают и не задумываются, нужны ли они. Именно в низкой производительности труда заключается большинство проблем. То, что в России она в три-четыре раза ниже, чем на Западе, обсуждается уже на государственном уровне. У нас нет практики анализа процессов, потому что это кропотливая работа, которой никто не готов плотно заниматься, пока дела идут хорошо и продажи покрывают затраты.

Расскажите на примере «Тюмбит-АСУ», как можно оптимизировать затраты.
Наша компания постоянно работает в этом направлении. Например, недавно мы пришли к выводу, что интеграция систем электронного документооборота и ERP-систем (1C, Галактика ERP и другие) дает максимальную эффективность. Рассмотрим операцию, когда в отдел снабжения приходит на согласование счет от поставщика. Это рутинный процесс: счетов много, и поступают они ежедневно, а значит, часть функций можно автоматизировать. У снабженцев несколько направлений счетов (запчасти для производства, транспорта, электрохозяйства, сырье), которые распределяются по ответственным финансовым контролерам. Для принятия решения финансисты должны обладать полной информацией о текущей цене товара и данными о цене его приобретения нами за последние полгода-год. Также нужно знать баланс взаиморасчетов с контрагентом и по какой статье бюджета проходит счет. Всю эту цепочку (процесс) мы перевели в систему электронного документооборота, а все данные о ценах и взаимных долгах берутся из учетной системы (ERP). Теперь финансовому контролеру приходит не письмо или уведомление, а конкретное задание со сроком согласования счета и приложенными сканом (фотографией) счета и Excel-файлом, в котором есть анализ цен приобретения материала, товара и на втором листе Excel-файла – акт сверки взаиморасчетов с контрагентом, где сразу видно кто, кому и сколько должен. Остается только принять решение – одобрить или отклонить счет. Когда вся информация сразу есть в задании, то на согласование уходит всего три-пять минут. При этом бухгалтерия не загружается рутинным анализом цен и получением сверки по долгам.

А как было до автоматизации?
Сначала счет отдавался в бухгалтерию, в нагрузку к ее текущей работе. Процесс занимал от получаса до четырех часов, то есть в 50 раз дольше, при том, что счетов за день может быть до 200. Однако здесь тоже важен баланс: если операцию проще сделать вручную, значит, лучше так и оставить. Пропишите весь процесс, чтобы понять, сколько времени уходит на каждый шаг. Явный признак неоптимального процесса, когда время на выполнение самой операции (3–5 минут) значительно меньше, чем длительность всего процесса (до 4 часов). Задуматься об автоматизации стоит уже при дисбалансе в два-три раза.

Рынок приходит в движение, открываются новые возможности у всех предприятий: кто-то задумывается о смене поставщиков, кто-то – о появлении новых покупателей. Главное – не сидеть сложа руки

Давайте подытожим: каковы три антикризисные меры для компании?
Первое – работа с затратами, тщательный анализ их структуры, выявление, анализ и отказ от ненужных расходов, без которых можно прожить. Второе – оценка эффективности рабочих процессов: куда расходуется время сотрудников, и сколько его отнимают рутинные операции. Третье – работа с продажами: что можно предложить рынку, какие новые продукты разработать, какие новые ниши занять, чтобы увеличить оборот. И далее – планирование и контроль ежедневных действий менеджеров по продажам в CRM-системе: сколько звонков сделали за день (с возможностью прослушать сами звонки прямо из CRM), сколько из них было сделано действующим клиентам, а сколько потенциальным. Сколько было проведено встреч, отправлено предложений, проектов договоров, сколько договоров было подписано, сколько оплачено и т.д.

Как можно повысить эффективность отдела продаж?
Для этого есть специальные технологии, например, системы CRM (Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами) и IP-телефония. Они позволяют не только вести единую базу клиентов, но и планировать действия продавцов. На клиента создается подобие досье с информацией о том, какая работа с ним проводится, на какой стадии находится сделка и что запланировано в дальнейшем. В системе видно «воронку» продаж: от потока покупателей до заключения контрактов и получения денег. Работая над отдельными элементами «воронки», можно превращать ее в «цилиндр»: сколько покупателей пришло, столько и купило. Но высший пилотаж – это автоматизация процессов продаж. Что и в каком порядке говорить, предлагать, какие вопросы задавать – система сама дает задания продавцу и ведет его к сделке. Продавец получает оповещение, что поступило обращение от клиента, затем созванивается, уточняет детали, формирует предложение, согласовывает его, исправляет замечания, готовит проект договора и т.д. Система позволяет контролировать количество звонков, встреч и подготовленных предложений за день. Сейчас большим спросом пользуется интеграция CRM-систем и IP-телефонии: из CRM-систем, кликнув мышкой на контакт, можно совершить звонок, который записывается. Аудиозапись сохраняется, и это помогает не только руководителям оценивать эффективность сотрудника, но и продавцам – улучшать свой профессионализм.

Экономический кризис – это закалка для компании или естественный отбор?
Я придерживаюсь более позитивной точки зрения. Как говорил товарищ Ницше – «Всё, что нас не убивает, делает нас сильнее». Заболели – вылечились и пошли дальше. В следующий раз будем теплее одеваться, полоскать по утрам горло раствором соды для профилактики и т.д. Главное – создать в компании отлаженную систему работы с процессами, анализировать их постоянно, а не от кризиса к кризису. У нас ежемесячно проходят совещания по совершенствованию работы. На них обсуждаются не только предложения от руководящего состава, но и от простых сотрудников. Такой формат – залог положительной динамики, и тогда никакие кризисы не страшны.

На правах рекламы

Текст Борис Конаков
Фото Владимир Чебалдин

Журнал tmn №21 (декабрь 2014 – январь 2015)