Денис Мариненков

Руководить малым предприятием может лидер, для управления большой компанией нужна система. О том, как ИТ-решения помогают организовать бизнес-процессы в одной из крупнейших компаний региона, мы беседуем с Денисом Мариненковым, заместителем генерального директора ООО «ТюменНИИгипрогаз» по информационным технологиям.

tmn: Каким образом в вашей компании проходят процессы планирования?

Денис Мариненков: Планирование – это сложный, длительный и цикличный процесс, включающий в себя планирование доходов от проектов, заказов, затрат, инвестиций в оборудование, строительство, программное обеспечение и т.д. 

Планирование доходной части начинается за два-три года до наступления сроков выполнения работ. Руководители ключевых подразделений Общества отслеживают общие тенденции развития нефтегазовой отрасли, поддерживают тесный контакт с потенциальными заказчиками и руководством ОАО «Газпром». Если работа представляется перспективной и мы готовы ее выполнять, оформляется необходимый пакет документов для участия в тендерах и конкурсных процедурах. Если Общество выигрывает, работа включается в портфель, назначается руководитель проекта, запускаются процедуры его реализации.

Планирование затратной части начинается не менее чем за год до наступления отчетного периода. Все статьи бюджета проходят утверждение в ОАО «Газпром». Некоторые статьи требуют достаточно тонкой детализации, соответственно, и контроль исполнения бюджета по таким статьям проходит более детально. Проводить мониторинг исполнения запланированных бюджетов нам помогают специфические программные средства, часть из которых реализована в нашей учетной системе (ERP «Галактика»), а часть разработана собственными специалистами.

Планирование производства работ зависит от типа заказа. В Обществе существует несколько направлений деятельности – научные исследования в области геологии, геофизики, разработки месторождений и строительства скважин, проектно-изыскательские работы и производство оборудования для нефтегазовой отрасли. Например, для объемных и детальных графиков процессов по разработке проектов обустройства месторождений применяется Microsoft Project, который позволяет увязать воедино все работы по заказу и обосновать дату выполнения всех работ.

Как построена система мотивации исполнителя?

Мотивация сотрудников в нашей организации выражается прежде всего в премии за достижение производственных показателей. Система контроля за производственной деятельностью сотрудников позволяет оперативно оценивать эффективность каждого работника компании.

В Обществе действует развитая социальная программа поддержки работников. Общество частично компенсирует сотрудникам дорогостоящее лечение, затраты на отдых работника и его детей. Существует большое число разовых выплат, на которые может претендовать работник, например, премия за рождение ребенка.

Каким образом осуществляется контроль процессов?

В контроле процессов активно участвует руководство Общества, руководители направлений, подразделений, проектов. Мы используем собственную корпоративную систему управления, состоящую из двух ключевых инструментов – системы планирования Microsoft Project и системы электронного документооборота, адаптированной нашими специалистами. В системе сотрудникам назначаются задачи и автоматически контролируется срок выполнения. Основная часть задач импортируется из Microsoft Project, включая плановые даты выполнения. Другая часть задач возникает в процессе выполнения работ и относится, в основном, к переписке с заказчиками и субподрядными организациями. Сотрудники готовят ответы на письма, разрабатывают и согласуют документацию, а система фиксирует основные вехи этих процессов и предоставляет данные для анализа. Разработано несколько аналитических отчетов для оценки как хода выполнения работ по конкретному заказу, так и результатов работы конкретного сотрудника.

Как вы проводите анализ выполненных работ?

Завершенные и сданные работы по проектам анализируются на соответствие планируемых и фактических бюджетов, изучаются причины отклонения по срокам, трудовым и материальным затратам (если таковые были). Вырабатываются мероприятия по недопущению повторения этих отклонений. Здесь активно используется электронный документооборот, в котором автоматически фиксируются причины неудачных согласований документации внутри компании.

Каким образом принимается решение о корректировке процессов и как это происходит?

Если в процессе выявляются узкие места, сбои, невыполнение регламентов по трудозатратам, срокам, то мы выносим предложение о внесении изменений в процесс на рассмотрение процессного комитета, который собирается ежеквартально. В результате мы можем кардинально изменить функции, исполнителей или порядок выполнения задач в процессе.

Наиболее длительное сотрудничество сложилось с ООО «ТюмБит-АСУ». С ними мы работаем с 2004 года, они помогают нам в автоматизации основных процессов: бюджетирования, производства, снабжения, заработной платы, бухгалтерского и налогового учета

Какие бизнес-процессы, на ваш взгляд, нужно автоматизировать и почему?

В практике мы сталкиваемся с тем, что наибольший эффект от автоматизации процессов достигается в согласовании документов, особенно договоров, контроле сроков задач по проектам, контроле приема и исполнения заявок на производство, процесе материально-технического снабжения и, конечно, бюджетировании. Эти процессы в достаточной мере формализованы и требуют четкого выполнения и контроля на всем протяжении. Кроме того, часто возникает необходимость проанализировать, кем и как именно выполнялся конкретный процесс несколько месяцев назад. Эту задачу успешно решают информационные системы.

С какой компанией вы сотрудничаете по вопросам автоматизации бизнес-процессов?

В силу ряда причин, мы стараемся максимально использовать внутренние ИТ-ресурсы Общества. Однако есть и опыт сотрудничества со многими российскими ИТ-компаниями. В части поддержки ИТ-решений в области организации документооборота, сопровождения ERP-решений масштаба предприятия наиболее длительное сотрудничество сложилось с ООО «Тюмбит-АСУ». С этой компанией работаем с 2004 года, она помогает нам в автоматизации основных процессов: бюджетирования, производства, снабжения, управления персоналом, заработной платы, бухгалтерского, управленческого и налогового учета.

Почему вы выбрали именно эту компанию?

Исторически сложилось, что изначально услуги по сопровождению системы управления предприятием «ERP Галактика» в Тюмени оказывало только «Тюмбит-АСУ». В 2004 году, когда мы принимали решение о начале сотрудничества, эта компания уже более 10 лет работала на рынке, демонстрируя стабильность и высокое качество работ. Изучив отзывы предприятий, которые пользовались их услугами, мы приняли решение не обращаться к поставщикам из других регионов и сделали выбор в пользу этой компании. 

В настоящий момент, когда практически все работы проводятся на основе тендеров, деловые взаимоотношения с «Тюмбит-АСУ» продолжаются на новом уровне. Компания предлагает высокое качество сервиса за приемлемую стоимость, что позволяет им выигрывать конкурсы на поставку услуг для нашего Общества. 

текст Станислав Белов
журнал tmn  № 5/20 (октябрь–ноябрь 2014)