23:09 / 25 сентября 2014

Автоматизированные «Этажи»

этажи

Ильдар Хусаинов об информационных технологиях, автоматизации рабочего процесса, человеческом факторе и «чистом» столе.

Современное пространство уже не мыслится без высокотехнологичных объектов. Сегодня мало кого удивит внезапно появившаяся голограмма, на лазерный огонёк указки никто не показывает пальцем, а мгновенный перевод денежных средств в другую точку земного шара – нормальное явление. Технологии развиваются так же стремительно, как и наши потребности. А с повышением качества жизни новейшие технологии и разработки становятся проще и «умнее» в использовании, практичнее и, что самое приятное, экологичнее и экономичнее. И уже слова всем известной песни о том, что прогресс дошёл до того, что вместо человека вкалывают роботы, давно перешли из области фантастики в реальность. Риелторская компания «Этажи» – единственная региональная компания, которая вышла на федеральный уровень и имеет колоссальный, безоговорочный успех. Сотрудники «Этажей» не понаслышке знают о высокой технологичности современных бизнес-процессов, и многое из информационных технологий сегодня активно применяется в работе компании. О развитии фирмы и о современном технологичном рынке риелторских услуг расскажет директор компании «Этажи» Ильдар Хусаинов.

circle (12)Ильдар Хусаинов: «Высокие технологии – очень широкое понятие. Технологичным процессом может быть хорошо автоматизированная работа, когда с помощью машин и техники достигаются максимальные результаты при минимальных затратах временных и человеческих ресурсов. Либо это прекрасно информатизированный процесс, либо грамотно созданный и выстроенный алгоритм совершения рабочих процессов. Говоря о нашей компании, в первую очередь хочется отметить стремление к автоматизации ключевых рабочих процессов, когда некий повторяющийся процесс осуществляется технически, а не с помощью машины, управляемой человеком. Плюс техники заключается в том, что она способна не просто анализировать выполняемую работу, но и интерпретировать её, а значит – управлять ею. Автоматизация может быть самой разной, от сканирования информации и размещения её в базе данных до создания на основе введённой информации необходимого документа по типу имеющегося шаблона. Человек как посредническое звено в этом случае не задействован. Он лишь нажимает кнопки, чтобы запустить этот цикличный процесс, на выполнение этой работы ему требуется меньше минуты.

А теперь давайте представим, что всю эту цепочку осуществляли бы наши сотрудники (не один, а несколько человек): пока один отсканирует, передаст другому, второй сядет и внесёт данные вручную, передаст следующему, третий найдёт нужный шаблон и переведет в него данные, четвёртый распечатает. Подобная цепочка отношений займёт в 4 раза больше времени, и обязательно на каком-нибудь из этапов в 60 % случаев появятся проблемы, связанные с ошибками или возникшие под действием человеческих факторов. Автоматизация всегда позволяет избежать ошибок, контролировать автоматизированный процесс бессмысленно. Техника не ошибается в силу того, что у неё нет эмоций. Люди допускают ошибки, как правило, в силу ситуационных изменений.

С другой стороны, важно учесть, что автоматизация – это не панацея, это инструмент, которым нужно уметь пользоваться. Любой процесс должен быть рационален, в том числе введение технологий в бизнес-процессы. Только в этом случае автоматизация принесёт пользу и положительные результаты. Компания, в штате которой более 300 сотрудников, должна иметь грамотную систему управления: организационный этап, планирование, контроль или мотивация, мониторинг. Все эти процессы, так или иначе, должны иметь грамотно выстроенный алгоритм, только в этом случае задачи, которые ставятся с их помощью, будут выполняться качественно и оперативно. Решение в данном случае одно – автоматизировать эти процессы.

На каких процессах в вашей компании сказалось введение информационных технологий?

Автоматизация, как правило, заменяет человеческий ресурс. Там, где сегодня может справиться техника, физические трудозатраты мы сводим к минимуму. В итоге сотрудник расходует меньше сил и времени на рутину, его работоспособность увеличивается, а на выходе вся компания получает качественный продукт. Например, размещение объявлений на всех сайтах России о недвижимости и в газетах происходит автоматически. Риелтор лишь заносит информацию в базу данных. Далее всю работу делает автоматизированная система: компьютер распределяет информацию по группам, цене, актуальности и т. д. Раньше всё это выполнялось сотрудниками вручную, а теперь мы за- трачиваем минимум усилий, в то время как эффективность нашей компании возрастает. Еще один плюс автоматизации в том, что она добавляет дисциплинированности в систему. Есть чётко установленное время, алгоритм выполнения работы, которого следует придерживаться. Например, если сотрудник обозначил время внутреннего совещания в 30 минут, значит, ровно через полчаса он должен освободить переговорную комнату и предоставить коллеге площадку для работы. Всё это фиксируется автоматически и не терпит внезапных изменений. В результате можно обходиться 5 комнатами для совещаний, а не 8. Учитывая цену аренды в центре города, это существенная экономия.

этажи2

 Кто выступает инициатором инновационных нововведений: вы или IT-служба?

Наша компания ещё довольна молодая, мы экспериментируем и пробуем. Я как ответственный за всё происходящее, конечно, контролирую процессы внедрения инноваций. Часть предложений по улучшению рабочих процессов исходит и от меня. И на данном этапе это вполне закономерно: я вижу перспективы развития компании, моя задача теперь – не просто внедрить новшество и закрепить его в команде, а дать старт мотивации сотрудников к пониманию этих перспектив. При правильной мотивации и понятных целях у моих коллег возникнет желание расти, развиваться и совершенствовать свои профессиональные навыки. И тогда уже они станут предлагать пути эффективного решения для достижения максимального результата при минимальных затратах. Так сейчас происходит всё в большей степени.

У вас очень крупная компания, несмотря на её молодость. Отлично развита филиальная сеть. Как удаётся вам её контролировать?

Это сложная система. Она держится на трех китах. Первый – это система отчётности, а точнее – мониторинга. Если где-то что-то идёт не так – ответственным сразу поступает информация, которая складывается из оценки параметров функционирования работы. Второй – анализ работы. Работая с филиалами, можно сделать любой срез знаний сотрудников, который покажет «больные» точки и пробелы. Такая процедура ни к чему не обязывает и не предусматривает штрафных санкций. Зато даёт понимание, на что стоит обратить внимание и как изменить ситуацию. Глубоко убеждён: всё решается корпоративным духом, и надо уметь понимать, что происходит в коллективе. Третий, самый важный кит – это система мотивации. Она должна быть правильной, интересной и приемлемой для всех. В этом случае корпоративная система эффективно функционирует, продвигается и живёт. Проще говоря, когда люди счастливы, любят свою работу и приносят пользу другим людям, они готовы работать. И я сам не исключение (смеётся).

Вернёмся к технологизации рабочего процесса. Ваш стол абсолютно чист от бумаг. Как удаётся без них работать?

Во-первых, в своём кабинете я сижу редко, где-то 15% от всего моего рабочего дня. Всё остальное время я провожу либо на переговорах, либо на внутренних совещаниях компании. А здесь я, как правило, работаю за компьютером, провожу видеовстречи с регионами, официальные встречи. У нас налажен электронный документооборот, внедрены цифровые подписи, факсимиле. В IT-системах всё фиксируется: здесь видно, дошёл ли документ до сотрудника, сколько времени он потратил на ознакомление с документом и т. д. Мы исходим из предположения, что если человек открыл, например, стандарт и потратил на него более 7 минут, значит, стандарт интересен, с ним будут работать. Если же пролистали одну, две, три страницы, а 95 % сотрудников вообще на него внимания не обратили, значит, нововведение неинтересно либо для его ознакомления не была создана правильная зона ответственности.

Важно учесть, что автоматизация – это не панацея, это инструмент, которым нужно уметь пользоваться. Любой процесс должен быть рационален, в том числе введение технологий в бизнес-процессы. Только в этом случае автоматизация принесет пользу и положительные результаты

В таком случае дорабатывается стандарт?

Конечно. В таком случае мы можем воспользоваться выборочным мониторингом, налаживаем контроль и внедряем систему аттестации по данному стандарту. В управлении каждая мелочь играет значение. Не обратишь внимания на мелочь – упустишь суть. Для того чтобы этого не произошло, как раз таки и вводится автоматизация рабочего процесса. информационные технологии снабжают информацией, а как ей воспользоваться – личное дело каждого.

Говорят, что у вас в компании при входящем звонке определяется вся история взаимодействия данного клиента с компанией?

Да. Это естественный стандарт крупной компании. Серьёзная система должна быть максимально прозрачной.

Были ли сложности с внедрением каких-нибудь технологий? Все ли нововведения оправдывали ожидания?

Честно говоря, мы достаточно успешны в автоматизации, потому что я очень серьёзно отношусь к любому внедрению технологий. Самое большое наказание для команды, участвующей в проекте, – это когда результаты труда не используются. Всё должно быть продумано, протестировано и иметь положительную мотивацию и эффективность. В автоматизации, как правило, всегда всё бывает эффективно. Другой вопрос – насколько чётко всё внедрено. Здесь уже начинается взаимодействие с сотрудниками. Если от них исходят положительные отзывы, значит, система работает. В противном случае нововведения анализируются, снова пересматривается их актуальность и целесообразность.

Как часто приходится обновлять технологии, актуализировать, переходить на новые?

В больших многофункциональных системах вопрос приоритетов – самый сложный и важный. При внедрении программ мы прогнозируем их срок жизни и количество затрачиваемых ресурсов ещё на стадии проектирования. И если мы внедряем систему, которая, по нашим задумкам, должна функционировать 5 лет, то мы в неё очень серьёзно вкладываемся, потому что понимаем, что возвращаться к ней уже не будем. Здесь должно быть всё чётко сработано, чтобы через 3–4 года система осталась актуальной. Внедрение технологий – тоже сложный вопрос. Потому что определить, насколько устарела та или иная технология, непросто. Здесь мы можем видеть только примерные показатели. Поэтому при проектировании, создании и внедрении новых технологий мы стараемся параллельно с этим устанавливать систему оценки её эффективности на весь предполагаемый период функционирования технологии.

Автоматизация, как правило, заменяет человеческий ресурс. Там, где сегодня может справиться техника, физические трудозатраты мы сводим к минимуму. В итоге сотрудник тратит меньше сил и времени на рутину, его работоспособность увеличивается, а на выходе вся компания получает качественный продукт

Какие стратегические задачи стоят сегодня перед компанией и какая роль отведена в них информационным технологиям?

Мы – закрытая система в плане трансляции внутренних бизнес-процессов. Наши планы – это наше ноу-хау. Поэтому на вопрос о планах могу ответить только в общем: мы стремимся и дальше расти, развиваться и укреплять своё положение на рынке риелторских услуг. На мой взгляд, технологии всё дальше уходят в персонификацию визуального восприятия. Грядёт новая технологическая революция. Я считаю, что мы живём в эпоху мощных вызовов технологиям, и им надо сейчас отвечать. Поэтому мы должны работать с лучшими технологиями. Кроме того, мы планируем и дальше автоматизировать процессы.

Насколько силён корпоративный дух компании?

Что такое корпоративный дух? Это когда человек разделяет ценности компании и в какой-то мере принимает их, формирует из них единое целое и уже это неделимое сопоставляет с собой. Корпоративный дух – интегральная сила всех сотрудников, ценности всех сотрудников, которые становятся силой компании и определяют её «иммунитет». Поэтому корпоративный дух не ограничивается совместным времяпрепровождением, походами и прочим. Мы давно поняли: людям должно быть интересно работать вместе, ставить правильные задачи, при этом не мешая личному пространству друг друга. У нас обратное правило: мы никогда никого не заставляем, у нас табу на внешние обязательные мероприятия. Если сотрудники сами договорились между собой о том, что сегодня после работы идут играть, скажем, в шахматы, пожалуйста, поддержим. Свобода сотрудника и есть наша корпоративная ценность. Компания и так занимает 80% жизненного времени каждого сотрудника, а у кого-то и больше, поэтому ограничивать человека в выборе того, как ему тратить 20% своего свободного времени, – считаю, неправильно.

IT-технологии, например, проведение интернета, установка домофона, видеонаблюдение на стоянке, помогают повышать стоимость объектов недвижимости ещё в период строительства. Так ли это?

Хороший вопрос, он относится к инфраструктуре. Я считаю, что это тема до сих пор слабая. Сегодня на качестве жизни многие ещё экономят, а зря. Хотя некоторые уже сейчас готовы платить за автоматизацию дома, например, «Уютный дом». Но, к сожалению, этим положением застройщики не хотят пользоваться. Не видят, наверное, прибыльности в развитии внедрения технического оснащения дома на стадии строительства. Боятся, что не продадут, или просто не умеют продавать это, не понимают, как. Придёт время – всё изменится! Некоторые компании при разработке проектов уже начинают думать над технологичностью своих объектов.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-56899 выдано федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 30.01.2014 г.
Яндекс.Метрика