09:08 / 31 августа 2014

Выбросьте все из головы

_2 IMG_7050 (7)

Вячеслав Варлаков: три простых действия, которые облегчат вам жизнь и сделают работу эффективной.

В последнее время все чаще и чаще замечаю вокруг себя людей, загруженных работой, находящихся в стрессовом состоянии и испытывающих постоянную нехватку времени. Поверьте, это заметно, и признаюсь, не очень приятно, когда при общении с тобой человек находится где угодно, но только не здесь и не сейчас. Глаза, жесты и мимика выдают в человеке постоянную озабоченность. Как в раскрытой книге можно прочитать, что его мозг ежеминутно напоминает о каком-то невыполненном деле или незавершенном проекте. Что это, синдром 21 века? Естественное последствие вступления человечества в эпоху информатизации, пришедшей на смену индустриализации?

Прогресс наградил нас десятками, сотнями гаджетов. Механические и электронные помощники выполняют за нас многие операции, как на работе, так и дома. Их появление должно было облегчить нашу жизнь. Но обратная сторона этой медали – повышение числа факторов, требующих нашего постоянного внимания и контроля. Звонки, SMS-сообщения, письма, причем не бумажные, спокойно лежащие в почтовом ящике и ждущие своего часа, а электронные – напоминающие о своем существовании уже через долю секунды после появления. Все это не позволяет нам расслабиться и держит в постоянном тонусе.

Безусловно, существенно сократились временные затраты на многие процессы. Чтобы позвонить, не обязательно бежать до ближайшей телефонной будки, для отправления письма – до ближайшего почтового ящика. Как следствие – сокращение времени для обдумывания и принятия решения. Кроме того, мы практически постоянно доступны для окружающего мира, напоминающего о себе и требующего к себе внимания.

Вспомните те времена, когда не было сотовых телефонов, да и проводные были далеко не в каждой квартире. С одной стороны не было возможности позвонить из магазина жене и спросить: «Дорогая, что еще купить кроме молока и хлеба?». С другой стороны, когда вы возвращались с работы домой, ни ваши начальники, ни ваши коллеги не могли вас выдернуть из состояния благостного предвкушения семейной идиллии.

Ритм жизни значительно ускорился. А готовы ли мы к такому ускорению? Приспособили ли мы свой мозг к объему информации, ежеминутно сваливающемуся на нас? Оказывается, далеко не все научились грамотно, точнее, разумно пользоваться гаджетами. Некоторые по-прежнему надеются только на свою память. Зачем?

Нет, дорогой читатель, я отнюдь не собираюсь писать инструкции в стиле «как на 100% использовать свой смартфон» или «как подчинить время». Есть простое желание поделиться рядом приемов, методик и систем, которые позволяют все держать под контролем и при этом ничего не держать в голове. Представьте на секундочку, что вы позволили себе роскошь «находиться здесь и сейчас». Где бы вы ни находились, чем бы вы ни занимались, вы будете целиком отдавать себя вашему делу или собеседнику. Как изменится ваше психологическое состояние? Как изменится ваша эффективность?  Представили? Поверьте, это реально, этим пользуются тысячи людей.

Для начала – небольшой тест, который покажет, насколько актуальна для вас эта проблема и стоит ли читать продолжение. Попробуйте честно ответить себе на ряд предложенных ниже вопросов по принципу актуальности описанной ситуации:

4

Если из восьми предложенных ситуаций больше половины для вас актуальны, читайте дальше. Если ни одна из ситуаций не присутствует в вашей жизни, мне остается выразить вам своё уважение как организованному и эффективному человеку и поблагодарить за потраченное время.

Судя потому, что вы продолжили чтение, для вас актуально освоение навыка эффективности без стресса.

Так как же все держать под контролем и при этом ничего не держать в голове? Все просто. Да–да, не потребуется никаких секретных психологических техник и медитативных практик. Ответ содержится в самом вопросе – держать под контролем и не держать в голове. С небольшой оговоркой, сначала не держать в голове, потом держать под контролем. Но обо всем по порядку.

 Весь процесс освоения и использования данной методики можно поделить на три этапа:

1. Выбросьте все из головы и поместите все на бумаге или в компьютере. Возьмите листок бумаги или откройте компьютерный файл в формате текстового редактора – кто как привык работать. Напишите все задачи (проекты) стоящие перед вами в настоящее время. Абсолютно все! При этом не задумывайтесь над формулировкой, как чувствуете, так и пишите. Например: «Обновить мебель и оргтехнику в офисе» или «Сделать ремонт в ванной комнате». Одно условие это должны быть проекты, то есть задачи, для выполнения которых потребуется более одного действия.

Проблемы типа «поменять перегоревшую лампочку в коридоре», то есть те, для решения которых требуется одно (максимум два) простое действие должны быть занесены в список текущих дел с формулировкой «купить лампочку 60Вт». После того как вы составите этот список, сгруппируйте их по ключевым словам («купить», «отремонтировать», «отвезти» и так далее) и выполняйте.

2. Определите желаемый результат и перечень действий. Для каждого проекта из списка нужно четко сформулировать конечный результат и составить полный перечень действий, необходимых для достижения этого результата. Предупреждаю, формулировка конечного результата должна быть краткой, понятной, измеримой (как минимум, во времени). Вспомните систему SMART (принцип формулирования целей, придуманный Питером Друккером в 1954 году). Для одного из наших примеров «Обновить мебель и оргтехнику в офисе» конечный результат будет выглядеть следующим образом – До 1 декабря 2014 года поменять мебель и оргтехнику в офисе. И далее формируете список действий.

  Предлагаю проверенный эффективный способ – «принцип Пирамиды» (от общего к частному). Для достижения указанного в примере результата необходимо:

1. Определить, список оргтехники.

2. Определить, список мебели.

3. Купить мебель и оргтехнику.

4. Установить мебель, смонтировать и настроить технику.

Далее, по принципу Пирамиды детализируете:

1.1.  Запросить у сотрудников перечень необходимой оргтехники.

1.2.  Обобщить данные и составить список.

И так далее, пока у вас перед глазами не появится список простых действий:

- Дать задание работникам составить перечень необходимых предметов оргтехники;

- Собрать у сотрудников и обобщить перечни необходимых предметов оргтехники, составить общий список;

- Купить оргтехнику по списку;

- …

Когда у вас появится полный список дел, вам останется проставить даты исполнения и (если над реализацией проекты будете работать не только вы) определить, кто будет заниматься каждым конкретным делом. После составления плана реализации проекта можно считать второй этап оконченным.

3. Сформируйте свою уникальную систему хранения информации о проектах и контроля реализации проектов. Какой будет ваша система – решать вам. Какой инструментарий вы выберете – компьютерный или бумажный – зависит от ваших предпочтений. Позволю себе дать несколько советов по ее формированию и использованию.

Во-первых, система должна быть доступной и эффективной. Доступность должна отвечать принципу «вытянутой руки». Эффективной можно признать ту систему, которая позволит вам при минимальных временных затратах обеспечивать максимальный доступ к информации.

Во-вторых, приучите себя к регулярному просмотру данных, хранящихся в системе. С выбранной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) пересматривайте ваши проекты, отмечайте выполненные действия и планируйте новые. Например, возьмите за правило еженедельно по пятницам, после обеда в течение часа просматривать свои проекты. Заносите напоминание об этой процедуре в свой ежедневник, пока регулярный просмотр не войдет в привычку.

В-третьих, используйте свою систему только для хранения информации о проектах и контроля их реализации. Не пытайтесь на данную систему возложить функции еженедельного планирования и ежедневного контроля действий. Она предназначена не для этого. Представьте себе строительные планы (чертежи), на которых помимо размеров и других данных, нанесены даты и время монтажа. Поверьте, за двадцать лет работы в этом правлении я ни разу не встречал эффективного объединения в одном формате системы контроля проектов и системы ежедневного планирования. Это две совершенно разные системы. Проще говоря, система хранения информации о проектах и контроля их реализации – это не ваш ежедневник, а совершенно иной инструментарий.

Теперь представьте, что у вас перед глазами, на расстоянии вытянутой руки, на полке стоит энное количество (по количеству текущих проектов или направлений вашей деятельности) офисных регистраторов, на корешке каждого из которых написано название проекта.

Достаете один из них, открываете и первое, что вы видите энное количество разделов, каждый из которых подписан. Находите нужный раздел, открываете и в течение нескольких секунд находите нужную информацию (документ).

Посчитайте, сколько времени у вас уйдет на то, чтобы достать регистратор с полки, открыть и найти нужный документ – не больше одной минуты.

А теперь, представьте ваше состояние уверенности, когда вы знаете, что каждый проект у вас детализирован и находится под контролем.

Итак, три простых действия:

1. Выбросьте все из головы и переместите все на бумагу или в компьютер;

2. Определите желаемый результат и перечень действий;

3. Сформируйте свою уникальную систему хранения информации о проектах и контроля их реализации.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-56899 выдано федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 30.01.2014 г.
Яндекс.Метрика