Пора менять подход
Олег Лаптев, директор компании «Профессиональные технологии печати», об ответственном отношении к подбору печатного оборудования
В то время, как во всем мире активно внедряется искусственный интеллект, развивается генная инженерия, а возможности гаджетов уже превзошли все ожидания, во многих офисах нашей страны всё еще можно получить договор с полосой посередине, испачкать одежду о только что распечатанный документ или не получить его вовсе, потому что техника зажевала бумагу.
О том, как некачественный принтер может навредить бизнесу и почему стоит более ответственно отнестись к подбору печатного оборудования, рассказал Олег Лаптев, директор компании «Профессиональные технологии печати».
tmn: Олег, с какими проблемами вы сталкиваетесь, когда только заходите в компанию?
Олег Лаптев: Чаще всего мы сталкиваемся с отрицанием проблем, как таковых. Компании привыкли, что часть техники может не работать или печатать некачественно. Бывает, что рядовые сотрудники утверждают, что им не нужна наша помощь. Но когда мы выходим на управленческий персонал, и у нас появляется возможность узнать о существующих проблемах и предложить решения, чаще всего с нами соглашаются. Например, менеджер связывается с компанией, его направляют к IT-администратору или другому человеку, занимающемуся печатным оборудованием. Он утверждает, что в компании всё хорошо работает. Спустя время, менеджер, связываясь с компанией вторично, попадает уже на главного бухгалтера, например, и ему открывается совершенно другая картина: из 15 единиц техники работает только две, картриджи стоят дорого, а нужные запчасти ждут уже три месяца. Многие люди не понимают, как должна работать печатная техника.
У заказчика всегда есть задача, и мы предлагаем инструмент, который бы соответствовал ей. Наши менеджеры, прежде всего, задают наводящие вопросы, которые позволяют выяснить, что необходимо клиенту
ТОП-3 СОВЕТОВ ПРОФЕССИОНАЛА
Как обращаться с техникой, чтобы обезопасить себя от неожиданных поломок, чтобы она работала бесперебойно и окупала затраты на нее?
1. Подходите правильно к подбору оборудования
Порой к нам обращаются клиенты, желая купить определенную модель принтера. А после беседы с нашими менеджерами выясняется, что выбрана она была случайно или по исключительно внешним характеристикам и не соответствует задачам компании.
2. Относитесь к печатной технике серьезно
В среднем, в современном МФУ деталей примерно столько же, сколько в автомобиле. Поэтому еще на этапе выбора следует учитывать сразу все нюансы: стоимость запчастей, тонеров, картриджей, выезда специалиста, место расположения в офисе, сложность пользования, набор функций и так далее. Обращаться с ней тоже следует аккуратно. За время работы мы сталкивались с разными неприятностями: от пролитого на машину кофе до вставленных в принтер бумаг со скрепкой.
3. Заранее позаботьтесь об обслуживании аппарата
Когда мастер регулярно обслуживает аппарат, он явно видит все проблемы. Например, в компании стабильно раз в неделю происходит замятие бумаги. Инженер приезжает, чистит ролики, всё работает. Через неделю возникает та же проблема. Спустя какое-то время, мастер обращает внимание, что аппарат стоит на подоконнике. Когда он приходит, окно всегда закрыто, но позже выясняется, что до обеда кто-то из сотрудников постоянно проветривает помещение. С окна летит пыль, грязь и попадает на бумагу, которая проходит через принтер и засоряет ролики, из-за чего и происходит замятие. Чтобы выявить эту проблему, специалисту нужно время.
Чем ваша работа по подбору и сервису печатного оборудования отличается от работы рядового IT-специалиста? Почему выгодно работать с компанией, которая имеет такую узкопрофильную специализацию?
Первое – мы подбираем технику, проводим аудит, сравнительный анализ. У заказчика всегда есть задача, и мы предлагаем инструмент, который бы соответствовал ей. Наши менеджеры, прежде всего, задают наводящие вопросы, которые позволяют выяснить, что необходимо клиенту. А уже потом переходят к выбору техники.
Что же касается IT-специалиста? Допустим, ему поставили задачу приобрести оборудование для печати. Он, привыкнув идти по пути наименьшего сопротивления (как и почти все мы), берет его у поставщика, который занимается всем: и компьютерной техникой, и программным обеспечением, и сетевым оборудованием, и печатным. Ему так удобно. Он связывается с менеджером и просит подобрать принтер. Менеджер продает много различной техники разной направленности, может ли он разбираться во всем сразу? Чем руководствуется этот менеджер? Он задает, как правило, 2–3 вопроса: о формате, цветности и о количестве пользователей. Я считаю, это кардинально неправильно. Почему? Представьте себе, что вы пришли в салон выбирать автомобиль. А вам консультант тоже задает только пару вопросов: о скоростных возможностях и объеме двигателя. Всё. А в итоге выясняется, что вы хотели песок перевозить, а вам предложили автомобиль бизнес-класса.
Второе – мы осуществляем профессиональное сервисное обслуживание: занимаемся гарантийным и постгарантийным ремонтом, поддержанием в рабочем состоянии печатного оборудования. Опять же представим, что компания доверяет технику не специализированной фирме, а всё тому же IT-специалисту. В офисе сломался принтер, его просят починить, руководствуясь тем, что «он же «айтишник», должен знать». Хотя это так же абсурдно, как просить стоматолога проверить сердце. Он же врач.
IT-администратор – понятие очень широкое. У каждого специалиста разные роли и функции. Кто-то профессионал в 1C, кто-то разбирается в телефонии, кто-то специализируется на серверах. И всё это называется одним словом – «айтишник». Поэтому чаще всего, когда такой человек приходит в компанию, на него сваливают всё: и 1С, и IP-телефонию, и серверы, и кондиционеры с принтерами.
Какие проблемы возникают чаще всего с оборудованием в офисах?
Вспомним историю про специалиста, который приобрел принтер в офис. Его поставили, прошла неделя, две, три. Закончился картридж. Специалист начинает искать, где его приобрести, и выясняет, что оригинальный картридж стоит дороже, чем сам принтер. Он понимает, что это дорого, и начинает искать совместимый, который стоит, допустим, не восемь, а одну тысячу рублей. Купили, поставили. Один отработал, второй поставили. Выкидывать жалко. Специалист вспоминает, что его можно заправить. А это вообще, допустим, стоит 400 рублей. Первое время всё работает нормально, а потом начинаются проблемы: принтер выдает ошибку, происходит замятие бумаги, тонер осыпается, на документах появляется полоса.
В итоге мы заботимся об экономии, но забываем о том, что это вредит и работе аппарата, и качеству печати. Не говоря уже об экологии. Производители оригинальных картриджей делают их для всего мира, а значит, продукция должна соответствовать всем стандартам. Они, как правило, не вредят окружающей среде. «Совместимка» – другое дело. Где точно производился неоригинальный тонер и кем, выяснить достаточно сложно, а значит, гарантировать нормальную работу устройства и безопасность невозможно.
При заключении договора на регулярное обслуживание техника находится под постоянным присмотром: производится чистка и диагностика
Можно ли, действительно, сэкономить на печати, не снижая при этом качества?
Да, конечно. Всегда можно сэкономить на покупке. Допустим, мы поняли, что нужно компании. В соответствии с этим, предлагаем МФУ и говорим, что оно будет стоить 50 000 рублей. После чего ждем обратной связи. Если компания говорит, что это дорого, мы предлагаем им оборудование, стоимость которого укладывается в их рамки. Но при этом объясняем, что картридж для МФУ за 10 000 рублей, например, будет стоить примерно 5000–7000 рублей на 2500–3000 отпечатков. Получается, один отпечаток будет стоить около 2 рублей. На МФУ стоимостью в 50 000 рублей тонер будет стоить тоже 5000 рублей, но он рассчитан не на 2500 отпечатков, а на 16 000 или 20 000. Сам отпечаток в итоге обойдется в 30–50 копеек. Поэтому печатать в офисе можно дешево. Нужно только учитывать объемы, задачи и правильно подбирать технику. Наша главная задача – позволить сотрудникам той или иной компании своевременно получать качественный отпечаток. Что бы это ни было.
Почему более выгодно заключить договор на постоянное сервисное обслуживание, чем разово вызывать специалиста?
В маленьких офисах, где печатают в небольших объемах, вполне успешно работает услуга вызова мастера только по необходимости. Когда же в офисе печатается от 10 000 копий (это 20 пачек бумаги) в месяц и выше, компания обычно располагает несколькими единицами техники. Мы, как правило, предлагаем заменить их на одну более производительную машину. При заключении договора на регулярное обслуживание эта техника находится под постоянным присмотром: производится чистка и диагностика. Так, наш мастер всегда знает, что с машиной, и может подготовить руководителя компании к каким-либо заменам и тратам. Сотрудники при возникновении проблем всегда знают, куда звонить и через какое время к ним приедет инженер. А само оборудование, благодаря постоянному уходу, работает лучше и дольше.
*источник: журнал tmn №37 (октябрь–декабрь 2018)
Текст: Марина Нефёдова
Фото: Владимир Семёнов, Кристина Плахотникова
