Осенний взрыв BPM, или Как бизнес-процессы работают на ваш бизнес?

Управление бизнес-процессами — контроль, оптимизация и автоматизация — пожалуй, вообще наиболее актуальный вопрос для сегодняшнего бизнеса. Специалисты говорят: ближайшие три года будут посвящены перетеканию бизнеса в интернет, поиску и внедрению системных решений, позволяющих до максимума сократить издержки и автоматизировать буквально все процессы фирмы, до мелочей. Стратегически выиграет тот — кто сделает это активнее, быстрее, полнее: тот, кто не пожалеет на освоение систем управления и автоматизации средств и сил сегодня — приобретет неоспоримые преимущества в долгосрочной перспективе.

«Интерес к этой теме у бизнесменов с каждым годом растет, именно поэтому мы проводим обучающие мероприятия, – говорит организатор семинара Евгений Карасев, исполнительный директор компании «Тюмбит-АСУ». — Особенно актуальной тема становится, когда перед собственником бизнеса встает вопрос выхода на IPO или выгодной продажи доли. Стоимость далеко не в последнюю очередь зависит от того, насколько компания прозрачна, и насколько описаны и автоматизированы в ней бизнес-процессы. К примеру, среди наших клиентов я знаю несколько фирм, которые выгодно продали акции или вышли на IPO после того, как, по рекомендации международных аудиторов, описали и систематизировали бизнес-процессы. Автоматизация делает компанию в три раза дороже!»

Ближайшие три года будут посвящены перетеканию бизнеса в интернет, поиску и внедрению системных решений

Как верно описать бизнес-процессы и максимально их оптимизировать? Как четко  в любой момент времени контролировать все, что в вашем бизнесе происходит? Как сделать выполнение обязанностей каждым сотрудником наиболее быстрым и эффективным? Как экономить время и средства и вовремя выполнять обязательства перед клиентами? Об этом на семинаре рассказали разработчики систем автоматизации и программных продуктов.

Фишкой стали живые и зажигательные доклады от заказчиков и состоявшихся пользователей этих систем, которые их внедрение пропустили буквально через свое сердце: от этого опыта у кого-то в свое время зависела и карьера, и само развитие бизнеса. Не упустили на семинаре и тему человеческого фактора — его, при переходе на автоматизированное управление, конечно, никто не отменял: заставлять сотрудника что-либо делать по-прежнему невозможно и неэффективно, человека нужно мотивировать, меняя «мозги» и внутренний настрой. Одна из главных особенностей семинара — мультивендорность: «Нам пришлось поработать над тем, чтобы собрать вместе, по сути, конкурентов, — рассказывает Евгений Карасев. — Но оно того стоило! Именно такой подход, когда представлены разные продукты — в нашем случае, например, конкурирующие системы ELMA и DIRECTUM, Вusiness Studio и CASCADE — дает объективный взгляд на сегодняшние возможности рынка и его перспективы».

«Оптимизация бизнес-процессов — процесс непрерывный», — на этом заострил на семинаре внимание слушателей  Андрей Сидоров, вице-президент ОАО «Запсибкомбанк», председатель правления АРИТ ТО. — Прежде всего, нужно понять, зачем вам описание бизнес-процессов. Если у вас маленький бизнес с небольшим количеством сотрудников, вы руководите им сами и не планируете его продавать — к примеру, шьете валенки или программируете, и при этом находитесь в согласии с собой — вам необязательно заниматься описанием. Но если вы хотите создать большой бизнес или эффективно продать его — вопрос, который вам нужно себе задать: «Кто владеет вашим бизнесом?» Представьте, что у вас есть ресторан, в котором шеф-повар готовит эксклюзивные блюда. Если у вас нет рецепта, описанной технологии, и вы не знаете, как он организует работу на кухне — возьму на себя смелость утверждать, что у вас бизнеса нет. Потому что завтра повар уйдет к конкуренту вместе с технологиями и на этом ваш бизнес закончится. Технологией своих действий владеют грузчик, официант, другой персонал – и ваш бизнес зависит от них. Не занимаясь бизнес-процессами, не описывая технологии, не создавая инструкции, не строя программного обучения — вы ставите свои деньги под большой риск. Ответ есть. «Запсибкомбанк» занимается своими бизнес-процессами уже десять лет. Существует несколько уровней зрелости: от момента, когда пришло понимание, что этим вообще нужно заниматься, до осознания, что есть должностные инструкции, затем — составления технологических карт, и последнего шага — понимания, что эти инструкции нужно еще и выполнять, потому что сотрудник старается привнести что-либо в порученный ему процесс от себя. Таким образом, чтобы владеть своим бизнесом — описывайте бизнес-процессы и контролируйте выполнение инструкций.

Андрей Сидоров: «Если у вас нет рецепта, описанной технологии, и вы не знаете, как повар организует работу на кухне — возьму на себя смелость утверждать, что у вас бизнеса нет»

Кроме того, каждый хочет видеть свой бизнес более прибыльным. Для этого необходимо увеличить объем компании и сеть предоставления услуг, то есть наращивать клиентскую базу. И первое, что для этого нужно — повышать эффективность персонала: компетентность каждого сотрудника и его производительность. Второе — увеличивать системность ваших продуктов. К примеру, сегодня в «Запсибкомбанке», благодаря описанным бизнес-процессам и системам контроля, вы получите одинаковый сервис — услуги такого же качества у таких же подготовленных консультантов — как в Тюмени, так в любом отделении банка, скажем, в Ноябрьске. Это зависит от того, насколько правильно, полно и своевременно необходимая информация доведена до всех сотрудников, и как они выполняют свои обязанности. А информацию гораздо эффективнее передавать системно и автоматизированно.

И еще один важный момент: чтобы бизнес оставался эффективным — технологии нужно постоянно менять. Потому что сегодня вы выпустили новый продукт или услугу — завтра конкурент это скопировал. Значит, завтра вы должны работать уже по-другому, разрабатывать другие продукты или услуги. Описанные и автоматизированные бизнес-процессы помогают это делать с экономией средств, сил и времени.

Важно не просто управлять бизнес-процессами, а четко сформулировать для себя цели и задачи. Хотите денег, известности, любви персонала? Исходя из целей — выберите для описания не все, а ключевые бизнес-процессы. Определите показатели их эффективности (время, качества и т.д.). Оптимизируйте процесс. Проанализируйте определенные вами показатели. И если нужно — вернитесь к целям. Повторите цикл. Невозможно оптимизировать процесс один раз — и забыть о нем. Есть конкуренты, среда, сотрудники, ваша собственная  картинка мира, в которой цели меняются — не описывая бизнес-процессы и не управляя ими, вы будете плыть по воле волн, теряя время, которое сегодня ценнее денег».

Интересно, что большое количество систем и программ для описания, моделирования, оптимизации бизнес-процессов и автоматизации управления созданы в России, это отечественные, причем, часто региональные, разработки последнего времени. Как «делать правильные вещи правильно»,повышая эффективность управления организацией за счет моделирования ее деятельности,рассказалСтанислав Морозов, руководитель тюменской компании «КаскадПРО», продемонстрировав возможности своего программного продукта – системы построения модели компании «Cascade Model Builder»: «Программа систематизации должна превратиться в корпоративную базу знаний. Для этого, во-первых, информация в ней должна быть доступна всем сотрудникам компании, во-вторых, сотрудники должны понимать, как с этой информацией работать, и в-третьих, информация в базе должна постоянно актуализироваться. Непременные факторы успеха при этом: сотрудники должны действительно выполнять инструкции, и первое лицо компании должно быть заинтересовано в автоматизации и внедрении программных систем».

Станислав Морозов: «Программа систематизации должна превратиться в корпоративную базу знаний»

Эффекты от использования самарской системы бизнес-моделирования «Вusiness Studio» показал эксперт «Тюмбит-АСУ» Владимир Одинцев. Цель — повышение эффективности бизнеса — достигается за счет формализации, документирования и оптимизации бизнес-процессов, внедрения системы менеджмента качества и информационных систем. На подробной стратегической карте обозначаются все цели, задачи компании, сроки достижения показателей, планы и ответственные сотрудники. Система дает возможность поддерживать полный цикл эффективного управления компанией: «проектирование — внедрение — контроль — анализ». В итоге повышается управляемость и прозрачность бизнеса, увеличивается производительность труда сотрудников при снижении зависимости от конкретных работников, сокращаются потери и убытки, сотрудников легче обучать, а у топ-менеджеров освобождается время, чтобы вместо «текучки» заниматься стратегическими вопросами.

Алексей Матвеев, руководитель отдела систем управления для крупного бизнеса «Тюмбит-АСУ», представил слушателям комплексное решение «Финансовый архив DIRECTUM, интегрированный с ERP-системой». Стоит отметить, система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, разработанная в Ижевске — на сегодня лидер российского рынка ECM-систем для управления бизнес-процессами. Именно ее использует, например, в своей работе Правительство Тюменской области.

Наибольший эффект от автоматизации процессов и оптимизации управления бизнесом достигается при комплексном внедрении какой-либо системы моделирования вместе с системой электронного документооборота. Таким путем пошло в своей практике крупное тюменское предприятие, имеющее филиалы в нескольких городах страны, ОАО «Золотые луга». Как на практике работает интегрированное решение на базе Вusiness Studio и DIRECTUM, и насколько повышается при этом прибыльность бизнеса, с юмором и доходчиво нарисованными от руки иллюстрациями рассказалIT-директор компании Андрей Семенов: «До определенного момента мы полагали, что имеем полное представление о процессах в нашей компании. Но при этом мы постоянно получали какой-то неожиданный результат… Решили регламентировать бизнес-процессы и ввести стандарты. Выяснилось, что часто даже не догадываемся, как люди умеют фантазировать, и какие идеи вкладывают в рабочие процессы наши сотрудники. У нас ведь все думают, что могут сделать лучше… Компании это не всегда нужно.

Для описания процессов и внедрения новой системы мы создали специальный Отдел организационного моделирования. На данный момент описано и автоматизировано более 40 бизнес-процессов. Финансовый архив интегрирован с ERP-системой. Влияние человеческого фактора сведено к минимуму».

Один из главных итогов — регламентирование и автоматизация процессов дали тотальную экономию времени: к примеру, теперь на оформление заявки клиента уходит всего несколько минут. Внедрение программного решения позволяет менеджеру компании за прежний период времени обслуживать 70 клиентов вместо 40, как было раньше.

Еще один практический пример внедрения IT-систем на своем предприятии описал заместитель генерального директора по экономике ОАО Завод «Тюменьремдормаш» Юрий Стешенко: успешную картинку разбавил рассказ о трудностях, без которых при вживлении новых методов, естественно, не обходится.

«После 30-лет существования завод был в такой ситуации: мы имели позаказный метод производства, который ведет к сложности планирования, большим запасам готовой продукции и сырья на складах, влиянию сезонности и сложности перенастройки оборудования. Плюс рост числа заявок. Директор не успевает контролировать ключевые бизнес-процессы. Предприятие зависело от человеческого фактора.

Пришли к выводу, что нам необходима статистика исполнения договора — от приема заявки до отгрузки готовой продукции заказчику.

Начав анализировать процессы, были поражены — как несуразна была наша жизнь до этого момента: множество операций дублировалось разными специалистами или отделами, при этом некоторые операции не делал никто, надеясь на коллег… Нормативная документация не была актуализирована, инструкции не выполнялись.

Выбрали для внедрения DIRECTUM: понравились универсальность, гибкость, простота обучения и использования. Занимаемся этим два месяца. На сегодня стандартизирована операция по регистрации входящих документов. Если раньше использовался бумажный журнал, то сейчас — наш немолодой уже секретарь одна управляется с рассылкой, регистрацией, архивацией и хранением 80 входящих писем в день, 40-50 из которых — заказы. При этом у нее остается время создавать задачи и делать другие дела. Еще несколько месяцев назад она с трудом писала письма на компьютере…

Плюс мы имеем возможность контролировать все стадии прохождения заявки, и гендиректору больше не нужно держать все в голове. Если нам удастся оптимизировать движение заявки – соответственно, будет сокращено время производства, и мы сможем уменьшить количество продукции на складе, почувствуем экономический эффект.

О трудностях, с которыми мы столкнулись. У нас не было плана внедрения и календарного графика, из-за чего потеряли время. Отсутствие актуальных регламентов и других внутренних нормативных документов привело к тому, что пришлось несколько раз переписывать алгоритмы. Непонимание персонала, инерция менеджмента и завышенные ожидания от внедрения тоже сыграли негативную роль: ждали, что за счет оптимизации освободятся рабочие руки, этого не произошло.

Пока DIRECTUM для нас — средство контроля, а не оптимизации. Но перспектив в программе достаточно, чтобы многие бизнес-процессы сделать более эффективными».

«Мы выбрали DIRECTUM как программу, которая помогает оптимизировать сбор огромного количества документов для подтверждения нулевой ставки НДС при экспортных заказах, главной задачей было — уйти от бумаг и хождений с ними по коридорам, — доклад Гузалии Учар, финансового директора Группы компаний «Тюменский фанерный завод», был по-женски эмоциональным. -  Затем использовали ее для повышения эффективности процесса согласования счетов на оплату. Счетов на предприятии масса. Изначально счет формируется в системе «Галактика», он обязательно привязан к договору. Далее идет на согласование руководителям по прописанным маршрутам вместе с сопутствующими документами — вплоть до подписи гендиректора, после чего в течение 5 минут появляется обязательство на оплату и формируется платежное поручение. Вместо полутора недель, как раньше — сегодня тратим 10-12 минут на прохождение всей цепочки согласования счета. При этом со своего места можем видеть, у кого именно счет «затормозился».

Работаем  в системе DIRECTUM больше двух лет. Саму программу интеграции DIRECTUM с Галактикой нам делал подрядчик  дней 20, «обкатывали» месяца полтора. Случаев, когда оплата проведена необоснованно, с момента внедрения системы не было. Лучше стали работать склады. Прозрачной стала бухгалтерская аналитика. Планы на будущее? Каждому руководителю — по айпаду, чтобы подписывать документы можно было в любое время и в любом месте».

Еще один региональный продукт — инновационную систему управления бизнес-процессами ELMA — подробно представил слушателям Алексей Будин, генеральный директор компании-разработчика «ELMA» из Ижевска: «На сегодня наша система — это набор отлично взаимодействующих между собой приложений для управления компанией». Он включает и электронный документооборот, и управление бизнес-процессами, показателями, проектами и клиентами, и интеграцию с 1С и IP-телефонией. Плюс — внутренний портал с лентой сообщений, календарем, хранилищем файлов и другими полезностями. Система функционирует под девизом «живые процессы, быстрые документы», а основной ее задачей разработчики называют полный контроль всех процессов компании.

В Тюмени систему ELMA решил применить для управления банковскими процессами «Запсибкомбанк»: в ней будут работать 2500 его сотрудников. «Если раньше счет мог согласовываться — наш рекорд — три с половиной недели, то сегодня мы оплачиваем счета день в день. Не заведенные в систему счета просто не оплачиваются, — поделился впечатлениями Максим Терлецкий, руководитель службы документационного обеспечения ОАО «Запсибкомбанк». — Главные наши задачи при внедрении, прежде всего, экономия средств, сокращение времени и трудозатрат персонала, прозрачность, полный контроль исполнительской дисциплины и результатов процессов. За разумные деньги приобрели легко моделируемую систему, которая помогает нам осуществлять бизнес.

Стоит сказать, в самом начале мы попробовали разработать подобную систему собственными силами на базе бесплатной платформы. Порисовав два месяца и уткнувшись в ряд непреодолимых «стен», решили посмотреть, что есть на рынке. Основным нашим требованием была подготовка и создание основных бизнес-процессов максимум за две недели. Запуск системы ожидаем на днях. Она будет интегрироваться со всеми используемыми нами другими программными продуктами. Внедрение, по итогам нашего предварительного анализа, даст экономию только на бумаге и расходных материалах в 2,5 млн. руб. за год».

Как бы ни описывались и ни оптимизировались бизнес-процессы, выполняют их все-таки люди. Результаты могут быть самыми непредсказуемыми… Как мотивировать, а не заставлять, сотрудника делать все верно? Пять принципов мотивации напомнил участникам семинара Наиль Тухватуллин, генеральный директор компании «Бизнес Класс» (г. Тюмень):«Мы часто видим, что люди работают, не приходя в сознание: придя в 8.00 на работу, сразу хотят домой. Как включать головы людей, создавать желание выполнять работу? И выполнять ее хорошо и еще лучше, и именно в этой компании?» По мнению эксперта, сотруднику нужны:

1. Признание хорошо выполненной работы (у человека есть естественная потребность быть успешным, и важно, чтобы успех был связан в его сознании с вашей компанией).

2. Понимание целей компании и связывание их со своими личными целями.

3. Позитивное отношение к личным заботам со стороны руководства.

4. Правильная зарплата (что не значит «большая»).

5. Постоянность рабочего места (поскольку стабильность означает спокойствие людей).

Завершая семинар, Евгений Карасев резюмировал: «Не важно, какие именно системы вы будете использовать. Мы готовы помочь с внедрением любой. Главное — возможность эффективно и оптимальными средствами решить ваши бизнес-задачи!»

А Андрей Лозицкий, председатель Комитета по IT ТПП Тюменской области, пригласил всех желающих продолжить размышления о формализации, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов на профильном разделе «Информационные технологии на службе у бизнеса» выставки «ИНФОТЕХ-2012», которая 27-28 ноября пройдет в Тюменском Технопарке.

Текст Елена Корн-Кондратенко

Фото предоставлены организаторами